De basis op orde: Algemene voorwaarden

U sluit dagelijks overeenkomsten met klanten. U wilt niet bij elke overeenkomst opnieuw met uw klant onderhandelen over bijvoorbeeld de betalingsvoorwaarden, garantiebepalingen, incassobedingen en dergelijke. Daarvoor kunt u algemene voorwaarden opstellen. Algemene voorwaarden zijn regels die u wilt laten gelden voor elke overeenkomst die u sluit. In uw algemene voorwaarden legt u de rechten en plichten van partijen duidelijk vast. Dit scheelt u een hoop tijd en u kunt conflicten voorkomen.

Toepasselijkheid van de algemene voorwaarden

Voordat u zich kunt beroepen op de bepalingen uit de algemene voorwaarden, moeten de algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst. De vraag of de algemene voorwaarden van toepassing zijn, wordt beantwoord aan de hand van de bepalingen over aanbod en aanvaarding. Een overeenkomst komt tot stand door een aanbod en de aanvaarding daarvan. Dit betekent dat u in het aanbod dat u aan de wederpartij doet duidelijk moet maken dat u algemene voorwaarden hanteert en dat deze van toepassing zijn. Doet u dit niet of pas te laat, dan zijn de algemene voorwaarden niet van toepassing.

Wanneer en op welke wijze moet u de algemene voorwaarden bekend te maken?

Gezien de bepalingen over aanbod en aanvaarding moet u de algemene voorwaarden bekend maken vóór of bij het aangaan van de overeenkomst. Indien u de voorwaarden pas bekend maakt bij de schriftelijke bevestiging van de overeenkomst of middels een verwijzing op uw factuur, dan bent u te laat.

Op grond van de wet moet u de wederpartij een redelijke mogelijkheid bieden om van de inhoud van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Doet u dit niet dan zijn uw algemene voorwaarden vernietigbaar. Een redelijke mogelijkheid betekent in elk geval dat u de wederpartij de gelegenheid moet geven om voor het aangaan van de overeenkomst kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Dit is het geval wanneer u:

  • de algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand hebt gesteld;
  • de wederpartij hebt bekendgemaakt dat de voorwaarden bij u ter inzage liggen of bij een door u opgegeven Kamer van Koophandel of een griffie van een gerecht zijn gedeponeerd, alsmede dat zij op verzoek worden toegezonden;
  • de algemene voorwaarden aan de wederpartij langs elektronische weg ter beschikking hebt gesteld op een zodanige wijze dat deze door de wederpartij kunnen worden opgeslagen en toegankelijk zijn ten behoeve van latere kennisneming of, indien dit redelijkerwijs niet mogelijk is, aan de wederpartij bekend hebt gemaakt waar van de voorwaarden langs elektronische weg kan worden kennisgenomen, alsmede dat zij op verzoek langs elektronische weg of op andere wijze zullen worden toegezonden. Hiervoor geldt wel dat de overeenkomst tevens via elektronische weg tot stand moet komen. Is dit niet het geval, dan is de uitdrukkelijke instemming van de wederpartij vereist om de algemene voorwaarden via elektronische weg ter beschikking te stellen.
  • Dienstverleners als bedoelt in de Dienstenrichtlijn, zoals bijvoorbeeld een schilder of een advocaat, kunnen op grond van art. 6:230c BW aan hun informatieplicht ten aanzien van de algemene voorwaarden voldoen door het mededelen van het webadres.

Battle of forms

Het kan voorkomen dat niet alleen u, maar ook uw wederpartij, een leverancier of een andere ondernemer, gebruik maakt van algemene voorwaarden. De vraag is dan welke van de algemene voorwaarden van toepassing zijn. In beginsel gelden dan de algemene voorwaarden die als eerste van toepassing zijn verklaard, tenzij de andere partij bij het van toepassing verklaren van de tweede set voorwaarden uitdrukkelijk de eerste set van de hand wijst. In dat geval geldt de tweede set voorwaarden.

Hoe zorgt u ervoor dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst?

Als u de tweede partij bent die de algemene voorwaarden van toepassing wil verklaren, bijvoorbeeld bij een offerte, dan moet u de algemene voorwaarden van de wederpartij in een schriftelijke reactie expliciet afwijzen met naam en toenaam en uw eigen algemene voorwaarden vervolgens van toepassing verklaren. Vergeet hierbij niet uw algemene voorwaarden ter hand te stellen!

Hebt u als eerste uw algemene voorwaarden van toepassing verklaard en wijst de andere partij deze af en verklaart deze partij tevens zijn eigen algemene voorwaarden van toepassing? Dan moet u niet stil blijven zitten, noch starten met het uitvoeren van de overeenkomst. U moet dan op uw beurt in een schriftelijke reactie de algemene voorwaarden van de wederpartij afwijzen bij naam en toenaam en uw eigen algemene voorwaarden opnieuw van toepassing verklaren. Wanneer de discussie over de van toepassing zijnde algemene voorwaarden blijft bestaan, dan kunt u het beste met uw wederpartij hierover in onderhandeling treden. De bepalingen waarvan u uiteindelijk besluit dat die van toepassing zijn, kunt u dan opnemen in de overeenkomst.

Let op: consumenten en algemene voorwaarden

U kunt niet alle bepalingen in de algemene voorwaarden opnemen die u wil. Een bepaling mag niet onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij. In artikel 236 van boek 6 van het Burgerlijk Wetboek is een zwarte lijst opgenomen met bepalingen die in geval de wederpartij een consument is onredelijk bezwarend zijn en welke u dus niet in de algemene voorwaarden mag opnemen.

In artikel 237 van boek 6 van het Burgerlijk Wetboek is de grijze lijst opgenomen. In deze lijst staan bepalingen opgenomen die ingeval de wederpartij consument is, vermoed worden onredelijk bezwarend te zijn. Als u deze bepalingen in de algemene voorwaarden wil opnemen, moet u aan kunnen tonen dat het gebruik van deze voorwaarden in uw onderneming ‘niet onredelijk bezwarend’ is voor de wederpartij.

De zwarte en grijze lijst zijn niet van toepassing op overeenkomsten tussen twee bedrijven, echter worden kleine ondernemers toch beschermd door de zogenaamde reflexwerking. Voor een geslaagd beroep op reflexwerking moet de wederpartij een bedrijf zijn dat een vergelijkebare positie inneemt met de consument ten opzichte van de gebruiker van de algemene voorwaarden. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een multinational als gebruiker en een eenmanszaak als wederpartij.

Ambtshalve toetsing

Het kan voorkomen dat u uiteindelijk een geschil krijgt met uw wederpartij over bijvoorbeeld de uitvoering van de overeenkomst of de wederpartij gaat niet tot betaling over. U kunt dit geschil dan aan de rechter voorleggen. Het geschil dat u voorlegt kan niets te maken hebben met het wel of niet vernietigbaar zijn van uw algemene voorwaarden. Toch moet de rechter de algemene voorwaarden dan ambtshalve toetsen. Dit houdt in dat de rechter op eigen initiatief de bepalingen uit de algemene voorwaarden toetst of deze onredelijke bezwarend zijn en zo nodig zal vernietigen.

Vragen?

Wilt u algemene voorwaarden laten opstellen voor uw onderneming of wilt u weten of uw algemene voorwaarden juist zijn? Neem dan contact met mij op via 06-52298392 of stuur een e-mail naar info@mrlieke.nl. Ook bij vragen over het gebruik van algemene voorwaarden kan ik u ondersteunen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *